مهام المنصب الوظيفي
المسؤوليات الأساسية لسكرتيرة مكتب الادارة
تنظيم وإدارة الأعمال المكتبية بما يشمل استقبال العملاء، إدارة المواعيد، وترتيب الاجتماعات.
التنسيق بين الأقسام لضمان انسيابية العمل وسرعة الاستجابة لمتطلبات الإدارة.
إدارة الاتصالات عبر استقبال المكالمات والرد على الرسائل والبريد الإلكتروني بمهارة واحترافية.
حفظ وأرشفة الملفات ورقياً وإلكترونياً بما يضمن سهولة الوصول إليها وسرعة استرجاعها.
تجهيز المراسلات الرسمية وكتابة الخطابات والتقارير وفق معايير العمل.
المهام الأساسية لسكرتيرة
استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم حسب التعليمات.
تنظيم جدول أعمال المدير من اجتماعات، مهمات، ومواعيد داخلية وخارجية.
متابعة البريد الوارد والصادر وإعادة توجيهه للجهات المعنية.
تنسيق الاجتماعات (إعداد القاعات – تجهيز الوثائق – التأكد من الحضور – تسجيل المحاضر عند الحاجة).
إعداد وطباعة الوثائق الرسمية مثل الخطابات، القرارات، التقارير، والعروض.
إدارة الملفات والأرشفة وترتيب الوثائق بشكل يسهل الوصول إليها عند الطلب.
تنظيم المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الأساسية.
متابعة الأعمال الإدارية اليومية مثل تجهيز الطلبات المكتبية، استقبال الشحنات، والتنسيق مع المزودين.
متابعة تنفيذ المهام الصادرة من المدير والتأكد من إنجازها ضمن الوقت المحدد.
إعداد تقارير دورية حول الأعمال المكتبية وحالة الملفات والنشاطات الأسبوعية.
الحفاظ على السرية التامة للبيانات والمعلومات الخاصة بالإدارة.
تنفيذ أي مهام إضافية ضمن نطاق السكرتارية حسب توجيهات المدير المباشر.